شناسنامه، سند هویت و تابعیت افراد و یگانه سندی است که اجازه اعمال حق و ادای تکلیف به تک تک افراد میدهد و وقایعی همچون روز ولادت، زمان ازدواج، نام فرزندان، طلاق یا مرگ همسر و روز وفات صاحب شناسنامه در آن ثبت و ضبط میشود. فعالیت ثبت احوال به صورت یکپارچه و منسجم در جهان، مربوط به قرن نوزدهم میلادی است.
البته پیش از آن سوئد در سال ۱۷۴۸ مصادف با ۱۱۲۷ ش. (سال مرگ نادرشاه) و فرانسه و انگلیس از سال ۱۸۰۱ میلادی شروع به سرشماری اتباع کشورشان کردند. ایالات متحده آمریکا نیز در سال ۱۷۹۰ اقدام به این کار کرد. در ایران نیز تا قبل از سال ۱۲۹۵ش. امور مربوط به ولادت و ازدواج به صورت سنتی بیشتر با مراجعه به روحانیون، ریشسفیدان محله یا بزرگان قوم انجام میگرفت و ثبت وقایع حیاتی از جمله ولادت و وفات براساس اعتقادات مذهبی و سنتهای رایج در کشور، با نگارش نام و تاریخ ولادت مولود در پشت جلد قرآن مجید به عمل میآمد و از افراد متوفی نیز جز نام و تاریخ وفات آنان که روی سنگ قبر ایشان نگاشته میشد اثری مشاهده نمیشد.
با گسترش فرهنگ و دانش بشری و نیز توسعه روز افزون شهرها و روستاها و افزایش جمعیت کشور، نیاز به سازمان و تشکیلاتی برای ثبت وقایع حیاتی، ضرورتی اجتنابناپذیر مینمود و به تدریج فکر تشکیل سازمان متولی ثبت ولادت، وفات و صدور شناسنامه برای اتباع کشور قوت گرفت. همزمان با نوسازی و نیاز به شناسایی اتباع برای ایجاد ارتش منظم و اخذ مالیات، تاسیس ثبت احوال در دستور کار قرار گرفت.
در جلسه مورخه سیام آذر ماه ۱۲۹۷ و بنا بر پیشنهاد رییسالوزرا و با تصویب هیات دولت (دوره احمد شاه)، اداره سجل احوال در وزارت کشور تاسیس شد و در آذرماه همان سال - منحصرا در تهران- با صدور اولین شناسنامه برای دختری به نام فاطمه ایرانی در تاریخ سوم دی ماه ۱۲۹۷ فعالیت خود را آغاز کرد.
صدور این شناسنامه به عهده دفتر سجل احوال دارالخلافه تهران بود که یک برگ حاوی اطلاعاتی در مورد تاریخ تولد، محل تولد و خلاصهای از ازدواج و طلاق بوده، ولی برای ثبتنام فرزندان یا مرگ صاحب شناسنامه محلی در نظر گرفته نشده بود.
به موجب تصویبنامه مصوب ۱۲۹۷ شهر تهران به ده بخش تقسیم و هر بخش به صورت مستقل دارای ثبت احوال شد و در اجرای ماده اول تصویبنامه فوق تمامی اتباع ایران ملزم به داشتن سجل احوال رسمی شدند. پس از این دوره، اولین قانون ثبت احوال مشتمل بر ۳۵ ماده در خرداد سال ۱۳۰۴ در مجلس شورای ملی وقت تصویب شد.
براساس این قانون مقرر گردید کلیه اتباع ایرانی، در داخل و خارج از کشور باید دارای شناسنامه باشند.اولین شناسنامه به صورت دفترچه در سال ۱۳۰۷ به موجب اصلاحیه قانون ثبت احوال همان سال صادر گردید. این شناسنامه نسبت به شناسنامه قبلی کاملتر بود و علاوه بر تولد، ازدواج و طلاق قسمتی را برای درج نام فرزندان و ثبت فوت صاحب شناسنامه اختصاص داده بودند.
سه سال پس از تصویب اولین قانون ثبت احوال یعنی در سال ۱۳۰۷ قانون جدید ثبت احوال مشتمل بر ۱۶ ماده تصویب شد. متعاقبا در اردیبهشت سال ۱۳۱۹ قانون نسبتا جامع و کاملی مشتمل بر ۵۵ ماده تصویب شد و پس از آن آییننامه مربوط به این قانون نیز در همان سال مشتمل بر ۱۳۱ ماده به تصویب رسید.
این قانون به جهت جامعیت نسبی قریب ۳۶ سال پایدار ماند.پس از گذشت این زمان در تیر ماه ۱۳۵۵ قانون جدید ثبت احوال مشتمل بر ۵۵ ماده به تصویب رسید و سپس به موجب اصلاحیه دی ماه سال ۱۳۶۳ مجلس شورای اسلامی در برخی از مواد اصلاحاتی صورت گرفت و تاکنون نیز این قانون به قوت خود باقی مانده است.
در یک نگاه اجمالی سیر قانونگذاری درخصوص ثبت احوال را اینگونه میتوان دستهبندی کرد: ۱- تهیه تصویب نامه ثبت احوال در سال ۱۲۹۷ مشتمل بر ۴۱ ماده ۲- تهیه و تصویب قانون سجل احوال در تاریخ ۱۴/۳/۱۳۰۴ مشتمل بر ۴ فصل و ۳۵ ماده. ۳- تهیه و تصویب نظام نامه اداره کل احصائیه و ثبت احوال توسط هیات وزیران در ۲۰/۱۱/۱۳۱۴ مشتمل بر ۱۹۶ ماده و تعیین تشکیلات دفاتر و ادارات ثبت احوال در شهرستانها. ۴- تهیه و تصویب قانون اصلاح قانون ثبت احوال در اردیبهشت سال ۱۳۱۹ مشتمل بر ۵ باب و ۵۵ ماده. ۵- تهیه و تصویب آییننامه قانون ثبت احوال سال ۱۳۱۹ مشتمل بر ۱۳۱ ماده. ۶- تهیه و تصویب قانون ثبت احوال در تیرماه سال ۱۳۵۵. ۷- اصلاح و بازنگری قانون ثبت احوال توسط مجلس شورای اسلامی در تاریخ ۱۸/۱۰/۱۳۶۳. ۸- تصویب آییننامه طرز رسیدگی هیاتهای حل اختلاف موضوع ماده ۳ قانون ثبت احوال. ۹- تصویب قانون تخلفات، جرائم و مجازاتهای مربوط به اسناد سجلی و شناسنامه توسط مجمع تشخیص مصلحت نظام در سال ۱۳۷۰.در سال ۱۳۳۷ نیز قسمت آمار از ثبت احوال منفک و تحت عنوان اداره کل آمار عمومی ادامه فعالیت داد.تشکیلات جدید ثبت احوال نیز پس از این جدایی به اداره کل ثبت احوال تغییر نام یافت.